W dobie internetu coraz więcej obowiązków związanych z prowadzeniem firmy przenosi się do świata wirtualnego. Niczym zaskakującym nie jest więc wzrastająca popularność księgowości online. I choć niektórzy nie wyobrażają sobie, by rachunkowymi sprawami ich przedsiębiorstwa zajmował się ktoś inny, niż zaufana księgowa, samodzielne prowadzenie biura rachunkowego stanowi bardzo atrakcyjne rozwiązanie. Jakie są jego główne zalety?
Bez wątpienia księgowość to jedna z priorytetowych spraw, jeżeli chodzi o zarządzanie firmą. Zbierane i analizowane dane dostarczają informacji na temat kondycji przedsiębiorstwa, podsumowując generowane zyski oraz straty. Obecnie właściciel firmy może wybrać, czy samodzielnie poprowadzi księgowość przez Internet, czy przerzuci ten obowiązek na biuro rachunkowe.
Czym jest księgowość internetowa?
Księgowość internetowa oznacza samodzielne prowadzenie przez firmę wszelkich spraw, związanych z rachunkowością. Odbywa się to przy pomocy specjalnego, internetowego oprogramowania lub aplikacji. Narzędzia te są odpowiednio skonstruowane, dzięki czemu zaawansowane algorytmy w znacznym stopniu automatyzują proces rozliczania dochodu.
Wykupienie tego typu aplikacji lub oprogramowania bardzo często wiąże się też z uzyskaniem dostępu do wsparcia oferowanego przez doradców z dziedziny księgowości, prawa pracy, czy podatków. Dzięki temu przedsiębiorca może liczyć na fachowe doradztwo, w przypadku wszelkich problemów czy niepowodzeń, podczas prowadzenia biura rachunkowego online.
Zalety prowadzenia internetowej rachunkowości
Tak jak w przypadku korzystania z usług tradycyjnego biura rachunkowego, także jego internetowa wersja ma swoje wady i zalety. Niewątpliwie głównym argumentem, przemawiającym za możliwością podjęcia się prowadzenia samodzielnej księgowości, są predyspozycje oraz umiejętności przedsiębiorcy. Korzystnym rozwiązaniem jest również zatrudnienie do zespołu pracowników osoby, która dobrze orientuje się w tej tematyce.
Do najważniejszych zalet prowadzenia biura rachunkowego online bez wątpienia należy całodobowy, nieprzerwany dostęp do danych. Dzięki wirtualnej księgowości przedsiębiorca może monitorować sytuację o dogodnej porze i z dowolnego miejsca. Ponadto stosowanie takiego rozwiązania jest wygodniejsze, aniżeli w przypadku korzystania z usług tradycyjnego biura rachunkowego. Forma online nie wymaga bowiem comiesięcznego dostarczania dokumentów do siedziby biura.
Co istotniejsze, samodzielne prowadzenie wirtualnej księgowości wiąże się z mniejszymi kosztami. Korzystanie z usług biura trudniącego się rachunkowością zazwyczaj wiąże się z opłatą w wysokości 200-300 zł miesięcznie. Dodatkowo jest ona uzależniona od różnorodnych czynników – jak ilość dokumentów, czy rodzaj prowadzonej księgowości – przez co może ulegać zmianom. W przypadku wykonywania tego na własną rękę, średni koszt spada do około 150 zł za miesiąc.
Istotną zaletą biura rachunkowego online będzie również automatyczne obliczanie składek i zobowiązań podatkowych. Samoczynnemu generowaniu podlegają także dokumenty do fiskusa – zostają one samorzutnie przygotowane do wydruku oraz wysłane do US lub ZUS. Na uwagę zasługuje też możliwość prowadzenia rejestrów w Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR). Dogodność stanowi również tworzenie baz danych, opartych na wprowadzonych wcześniej dokumentach.
Biuro rachunkowe online – dla kogo?
Co do reguły, nie ma żadnych przepisów, określających kto może korzystać z internetowego biura rachunkowego. Niemniej jednak przed podjęciem ostatecznej decyzji, przedsiębiorca powinien przede wszystkim przeanalizować swoje możliwości. W przypadku prowadzenia dużych działalności, w których dokumentacja jest obszerna i bardziej skomplikowana, warto zastanowić się nad skorzystaniem z pomocy tradycyjnej księgowości.
Internetowe biuro rachunkowe jest dobrym rozwiązaniem dla małych firm, gdzie miesięczna liczba faktur nie przekracza 30 sztuk. W tej sytuacji firma jest w stanie dużo zaoszczędzić na samodzielnej księgowości. Dodatkowo warto pamiętać o możliwości skorzystania z pomocy ekspertów w przypadku problemów – taka usługa jest zazwyczaj wliczona w cenę abonamentu.
O czym warto pamiętać?
Prowadzenie biura rachunkowego przez Internet to z pewnością ciekawe i wygodne rozwiązanie, z którego chętnie korzystają firmy z całej Polski. Jednak nie należy zapominać, iż jest to bardzo odpowiedzialne zadanie, nakładają na właściciela działalności dodatkowe obowiązki i obciążenia służbowe. Przed wprowadzeniem do systemu jakichkolwiek danych, warto kilkukrotnie je przeanalizować.
Dodatkowo przedsiębiorca musi pamiętać, by na bieżąco monitorować zachodzące w prawie zmiany tak, by uniknąć ewentualnych błędów, które mogą wystąpić w oprogramowaniu. Korzystanie z wirtualnej księgowości z pewnością oszczędzi konieczności comiesięcznych wizyt w biurze rachunkowym, jednak nie wolno bagatelizować czasu, potrzebnego na samodzielne prowadzenie działań, związanych z rachunkowością firmy.
