Jedną z priorytetowych spraw, podczas zakładania własnej działalności, jest określenie formy, w jakiej będzie prowadzona księgowość w firmie. Obecnie jest to wybór między dwoma opcjami – księgowością pełną oraz uproszczoną. Kto i kiedy może skorzystać z tej drugiej możliwości? Jakie zalety ma to rozwiązanie?
Jak sama nazwa wskazuje, księgowość uproszczona (nazywana także małą księgowością) stanowi prostszy sposób rozliczania się z urzędem skarbowym. Korzystać z niej mogą osoby fizyczne i przedsiębiorcy, których przychód za poprzedni rok obrotowy nie przekroczył równowartości 2 mln euro w walucie polskiej. Gdy kwota ta zostanie przekroczona, obowiązkowe staje się prowadzenie księgowości pełnej.
Z uproszczonej formy mogą korzystać:
- osoby fizyczne,
- spółki partnerskie,
- spółki socjalne,
- spółki cywilne osób fizycznych,
- spółki jawne osób fizycznych.
Księgowość uproszczona a pełna
Aby dobrze zrozumieć, na czym polegają uproszczenia w małej księgowości, warto dokładnie przyjrzeć się jej pełnej formie. Pełna księgowość jest rozbudowanym i bardziej skomplikowanym sposobem ewidencji zdarzeń gospodarczych. Umożliwia ona nie tylko rejestrowanie przychodów i rozchodów, czy wyliczanie wysokości zobowiązań podatkowych, ale również pokazuje jak prezentuje się obecna sytuacja finansowa firmy.
Pełna księgowość wymaga także prowadzenia niezbędnych ewidencji w postaci księgi głównej czy ksiąg pomocniczych. Obligatoryjne staje się też monitorowanie wykazu aktywów i pasywów oraz analiza zestawienia obrotów firmy. I choć działania te pomagają właścicielowi firmy uzyskać pełen obraz finansów przedsiębiorstwa, wymagają od niego również podejmowania szeregu działań, które nie są konieczne w przypadku księgowości uproszczonej.
Ta metoda rozliczania się z urzędem skarbowym nie wymaga bowiem prowadzenia ksiąg rachunkowych. Występuje ona w trzech formach: karty podatkowej, ryczałtu ewidencjonowanego oraz podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Każdy z tych sposobów nastawiony jest przede wszystkim na rozliczanie działalności, przy użyciu prostych rozwiązań. Co więcej, w przypadku małej księgowości nic nie stoi na przeszkodzie, by prowadzić ją samodzielnie, gdyż nie jest to zadanie wymagające specjalistycznej wiedzy z zakresu rachunkowości.
Karta podatkowa
Ta forma prowadzenia księgowości uproszczonej jest dostępna wyłącznie dla wąskiego grona przedsiębiorców. Polega ona na płaceniu stałej kwoty zobowiązania podatkowego, która jest niezależna od uzyskiwanych przez firmę dochodów. Kwotę tą determinuje przede wszystkim rodzaj prowadzonej działalności, liczba zatrudnianych w niej osób, jak również ilość osób, zamieszkujących okolicę, w której firma działa.
Ryczałt ewidencjonowany
Podobnie jak w przypadku karty podatkowej, także i ryczałt ewidencjonowany nie jest dostępny dla każdego – roczny przychód nie może bowiem przekroczyć kwoty 150 tys. euro. Polega on na opłacaniu stałej, ustalonej stawki procentowej podatku. Jej wysokość zależy jednak od rodzaju prowadzonej działalności. Choć stawki ryczałtu są niższe niż standardowe stawki podatkowe, przedsiębiorca powinien pamiętać, iż konieczność uregulowania zobowiązania podatkowego zachodzi także wtedy, gdy suma uzyskanego przychodu jest mniejsza od sumy poniesionych kosztów.
Przy wyborze tej opcji przedsiębiorca zostaje zobligowany do ewidencjonowania swoich przychodów. Może tego dokonywać za pomocą prowadzenia dokumentów księgowych, dziennych zestawień faktur, czy raportów z kasy fiskalnej. Jeszcze prostszym rozwiązaniem jest wykorzystanie do tego celu programu komputerowego. Warto jednak pamiętać, by pod koniec każdego miesiąca sporządzić odpowiedni wydruk i rozliczyć go najpóźniej do 20 dnia następnego miesiąca.
Podatkowa księga przychodów i rozchodów
Ta forma księgowości uproszczonej polega na prowadzeniu dokumentacji, rejestrującej wszelkie przychody i koszty firmowe. To właśnie na ich podstawie obliczana jest stawka podatku. Co istotne, w miesiącach, w których działalność nie generuje żadnych zysków, przedsiębiorca jest zwolniony z konieczności płacenia podatku.
Z podatkowej księgi przychodów i rozchodów może korzystać każdy, jeżeli jego roczny przychód nie przekracza 1,2 mln euro. Ponadto przedsiębiorca może wybrać wariant, w jakim będzie on opodatkowany:
- podatek liniowy – gdzie występuje jedna stawka opodatkowania w wysokości 19 proc., która jest niezależna od uzyskanych przychodów,
- podatek na zasadach ogólnych – gdzie występują dwie stawki opodatkowania 17 proc. i 32 proc., które są zależne od uzyskanego przychodu.
Podatkową księgę przychodów i rozchodów należy założyć wraz z pierwszym dniem działalności gospodarczej lub od 1 stycznia danego roku podatkowego. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest zgłoszenie prowadzonej księgi do właściwego dla firmy urzędu skarbowego. PKPiR można prowadzić w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej. Wszelkie znajdujące się w niej dokumenty należy jednak zabezpieczyć przed zniszczeniem na okres 5 lat.
