Wysyłka dokumentów kurierem

Przyzwyczajamy się coraz bardziej do pracy mniej lub bardziej zdalnej. Coraz więcej rzeczy można załatwić przez internet nie wychodząc z biura, a nawet z domu. Szczególnie teraz, kiedy jest pandemia i rozsądnie jest trzymać się z dala od ludzi. Na przykład negocjacje czy rozmowy biznesowe: można wysłać kogoś na spotkanie z kontrahentem, ale coraz częściej załatwiamy to zdalnie. Nie ma co się oszukiwać, Concorde’a wykończyły nie wypadki, ale coraz lepsza komunikacja – po co latać w 4 godziny przez Atlantyk, skoro można w 4 minuty zorganizować wideokonferencję. Także coraz więcej spraw urzędowych można załatwić przez internet – ZUS ma swoją platformę internetową, przez sieć wysyłamy oświadczenia podatkowe itd. Jest to szansą dla mniejszych ośrodków – można założyć firmę w mniejszym mieście na prowincji, korzystając z niższych czynszów, tańszej siły roboczej oraz ciszy i spokoju, a jednocześnie utrzymywać kontakt z kontrahentami w całym kraju. Aczkolwiek firmy w wielkich miastach też korzystają na telepracy: czasem wysłać pracownika na drugi koniec Warszawy jest niewiele łatwiej niż do Łodzi czy Białegostoku. Nie wszystko jednak da się załatwić zdalnie. Czasem na przykład trzeba przekazać i podpisać dokumenty. Część z nich można wysłać przez internet – faktury działają w obiegu elektronicznym, wiele spraw urzędowych załatwiamy podpisem elektronicznym – ale niektóre dokumenty wymagają jednak osobistego potwierdzenia. W tej sytuacji możemy skorzystać z usług firm kurierskich.

Kurier, dokumenty, 24h

Nie wystarczy tu jednak standardowa usługa firmy kurierskiej. Nie chodzi o to żeby po prostu wysłać dokumenty kurierem. Chodzi o usługę, w ramach której firmy kurierskie zapewniają bezpieczny obieg dokumentów wymagających podpisu. Działa to tak, że kurier odbiera dokumenty od nadawcy i dostarcza je do wskazanego odbiorcy we wcześniej uzgodnionym terminie. Po weryfikacji tożsamości odbiorcy podpisuje on dokumenty, które zostają zwrócone do nadawcy. Kluczową kwestią jest tu bezpieczeństwo przesyłek. Przesyłki powinny być przewożone w specjalnych opakowaniach i monitorowane na każdym etapie podróży do odbiorcy. Warto też zwrócić uwagę na zabezpieczenia systemu informatycznego firmy kurierskiej, co zapewni bezpieczeństwo wymiany danych między operatorem a nadawcą. Elementem bezpieczeństwa są też kwalifikacje kuriera. Wysyłka dokumentów powinna być obsługiwana przez doświadczonych pracowników, którzy przechodzą dodatkowe szkolenia i posiadają dokumenty wymagane od nadawcy (na przykład pozwalające im na doręczanie przesyłek proceduralnych w trybie outsourcingu bankowego). Wreszcie, na bezpieczeństwo paczki dokumentów składa się też proces weryfikacji odbiorcy, aczkolwiek chcemy przy tym żeby nie była ona zbyt uciążliwa dla osoby odbierającej dokumenty. Niedopuszczalne jest żeby odebrał je ktoś spoza określonej (a najlepiej też ograniczonej) imiennej listy osób uprawnionych do odbioru dokumentów. Dokumenty powinny być podpisywane w obecności kuriera, który zapakuje je w kopertę zwrotna i przekaże do wysyłki.

Interesującą alternatywą jest wysyłka dokumentów elektronicznych wymagających podpisu. Jest to innowacyjna usługa pozwalająca na zredukowanie ilości makulatury przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa. W tej sytuacji nadawca przesyła operatorowi dokument w formie elektronicznym, a kurier na specjalnie przygotowanym tablecie dostarcza dokument do kontrahenta. Po weryfikacji odbiorcy i dopełnieniu formalności dokumenty zwracane są do nadawcy w zabezpieczonym pliku elektronicznym. Stosowany jest podpis biometryczny a ostateczny dokument elektroniczny oznaczany jest pieczęcią kwalifikowaną, która daje kontrahentom pewność, że zarówno dokumentu, jak i złożony podpisu, zostały odpowiednio zabezpieczone.

Kurier, dokumenty, Warszawa

Wysyłać dokumenty za pośrednictwem firm kurierskich można również w obrębie jednego miasta. Z jednej strony po to między innymi prowadzi się biznes w dużym mieście, żeby mieć kontrahentów pod ręką, ale z drugiej strony poruszanie się po tym mieście nie zawsze jest proste. Są sytuacje kiedy ma to sens – rozmowy, prezentacje, negocjacje, wizytacje – ale żeby tylko wieźć dokumenty do podpisu? No i kto miałby to robić? Duże organizacje mogą mieć własnego kuriera, ale w mniejszej firmie nie ma to sensu. Nawet samochód firmowy nie jest oczywisty, szczególnie w przypadku nowoczesnych startupów. No i co? Jeden z pracowników albo kierowników ma się odrywać od pracy na 2-3 godziny żeby zawieźć umowę do podpisu na drugi koniec Warszawy własnym samochodem albo, co gorsza, transportem publicznym? Bez sensu. Tu na scenę wkracza kurier lokalny, dostarczający paczki w obrębie miasta.

W ramach usługi kuriera lokalnego paczki dostarczane są na terenie miasta (i zwykle w jego okolicach) tego samego dnia. Większość firm kurierskich oferuje także usługi ekspresowe, w ramach których przesyłki dostarczane są w określonym czasie (np. dwóch godzin), albo wręcz kurier zabiera paczki i udaje się z nimi wprost do odbiorcy. Oprócz tego istnieje opcja przesyłki zwrotnej, w ramach której odbiorca może odesłać otrzymane dokumenty w określonym czasie, albo nawet kurier po doręczeniu przesyłki poczeka na podpisanie dokumentów i natychmiast odwiezie je do nadawcy.

Zwykle usługi tego typu świadczą miejscowi firmy, które mają tą przewagę, że znają lepiej lokalne uwarunkowania. Jednakże jeżeli chcemy wysłać dokumenty lepiej może postawić na dużego operatora kurierskiego, który zapewni odpowiednie procedury, wykwalifikowaną kadrę i wysoki poziom bezpieczeństwa przesyłki.